Ketika ketiadaan host tidak lagi menjadi masalah: sebuah tutorial

Sebagian besar pelaksanaan diklat di era pandemi menggunakan metode e-learning. Metode ini menekankan pentingnya sebuah aplikasi, baik untuk mendukung pelaksanaan diklat yang sifatnya asinkronus maupun sinkronus. Pelaksanaan diklat dengan metode yang sifatnya sinkronus, pada umumnya masih memerlukan aplikasi tambahan seperti Zoom, Google Classroom, atau Microsoft Teams. Namun, memang cukup diakui aplikasi yang paling banyak digunakan saat ini adalah Zoom.

Permasalahan penggunaan aplikasi-aplikasi tersebut biasanya memerlukan seorang operator, atau kadang diistilahkan sebagai host. Seseorang yang berperan sebagai host, memiliki peran untuk mengontrol atau mengoperasikan jalannya kegiatan diklat sinkronus tersebut.

Seiring dengan berjalannya waktu, dan semakin banyaknya pertemuan, workshop, bimtek, seminar, maupun pelatihan. Maka, semakin terasa kebutuhan orang-orang yang berperan sebagai host. Tetapi kemudian, kita pun menghadapi permasalahan yaitu kurangnya sumber daya manusia untuk dijadikan host. Bukan kekurangan kemampuan, tetapi lebih kepada kekurangan dari sisi kuantitasnya.

Beruntung salah satu aplikasi telekonferensi memiliki solusi ini. Aplikasi tersebut adalah Zoom, yang saat ini juga dilanggan oleh Pusdiklat Perpusnas RI dalam pelaksanaan diklatnya. Fitur tersebut adalah fitur claim host, sehingga pengajar atau pemateri bisa masuk ke dalam Zoom dan menjalankan fungsi sebagai host sekaligus.

Sebelum memaksimalkan fitur ini, akan lebih baik ketika membuat suatu Zoom meeting, jangan menandai (menghilangkan centang) pada opsi “waiting room” dan “Allow participants to join anytime”

Setelah Zoom meeting berhasil dibuat, maka langkah selanjutnya adalah menginformasikan host key kepada pembicara atau pengajar. Host key ini bisa didapatkan pada halaman profile, setelah masuk ke akun Zoom melalui zoom.us.

Kemudian, ketika memulai acara atau kegiatan. Pengajar atau pemateri bisa memasukkan host key ini saat menggunakan fitur claim host. Berikut tutorialnya:

1. Setelah masuk atau bergabung ke dalam Zoom, klik menu participant

2. Klik menu “Claim host”

3. Muncul kotak dialog untuk memasukkan host key

4. Masukkan “host key” ke dalam kotak dialog, dan klik “claim host”

5. Anda telah menjadi host

Demikian tutorial untuk memanfaatkan fitur claim host pada aplikasi Zoom Meeting. Fitur ini sangat bermanfaat sekali, karena untuk mengatasi ketiadaan host. Dan penggunaannya pun cukup mudah. Pusdiklat Perpusnas RI sendiri beberapa kali sudah memanfaatkan fitur ini, dan memang sangat bermanfaat ditengah keterbatasan jumlah sumber daya manusia yang dimiliki.

Penulis: Haryo Nurtiar, M.Hum.

Editor : Dwi Budyarti Kurnia Sari, S.Sos

Sumber gambar: https://psycatgames.com/magazine/party-games/zoom-charades/